Malle Pottsepp, Estraveli Balti tootesuuna direktori sõnab, et Eestit külastavate konverentsituristide arv on juba aastaid stabiilselt kasvanud. Kasvule aitab kaasa see, et Eesti on 2017. aastal Euroopa Liidu Nõukogu eesistujariik, aga suurenenud on ka eriala- ja teaduskonverentside arv. Kui tavapäraselt osaleb Eesti mõistes suurtel rahvusvahelistel konverentsidel keskmiselt 300-400 delegaati, siis sel aastal on märkimisväärne, et toimub ka 1000 ja enama delegaadiga konverentse.

Eesti populaarsus kasvab

Statistika näitab, et Eesti populaarsus konverentsiturismi sihtriigina on kasvanud ja Eestisse tullakse konverentse korraldama üha rohkem. Eesti Konverentsibüroo, mille asutajaliige on ka Estravel, teeb koostöös EASiga juba pea kümme aastat koostööd selle nimel, et Eestit konverentsiturismi sihtriigina turundada.

Konverentside korraldajad otsivad uusi ja põnevaid paiku ning Eestis ei ole paljud veel käinud. Samuti on Eestis palju aktiivseid teadlasi ja spetsialiste, kes ühe julgemalt oma välismaa kolleege siia konverentse pidama kutsuvad. Positiivseks trendiks on mitmete Põhjamaade erialaassotsiatsioonide konverentside roteerumispiirkonna laienemine ja nende jõudmine Skandinaaviamaade kõrval ka Eestisse.

Kindlasti oleks Eestil konverentsiturismi sihtkohana veelgi rohkem potentsiaali, kui meil oleks rohkem otselennuühendusi Euroopa pealinnadega ja kaasaegne konverentsi- ja messikeskus. Konkureerime sihtkohtadega, kuhu on paremad ühendused ning spetsiaalselt konverentsideks ehitatud infrastruktuur. Et Eesti populaarsus konverentside korraldamise sihtriigina säiliks, on oluline konkurentsivõimelise hinna ja kvaliteedi suhte säilimine. Varasemalt on Eesti eelisena rõhutatud soodsat hinnataset, kuid nüüdseks on hinnatase nt Skandinaaviamaadega ühtlustunud.

Eestil on konverentsikorraldajate hulgas turvalise ja hea hinna ja kvaliteedi suhtega konverentsikorraldaja maine. Eestis üritusi läbi viinud konverentsikorraldajad kiidavad meie väga heal tasemel majutusvõimalusi, suurepärast toitu ning sõbralikke ja hea keeleoskusega klienditeenindajaid. Eelisena tuuakse välja ka seda, et vahemaad erinevate üritusega seotud paikade vahel on jalgsi läbitavad ja et Eestis toimub palju kultuurisündmusi. Kiidetakse ka Tallinna vanalinna.

Milliseid eeliseid pakub välismaal konverentsi korraldamine?

Välismaal korraldatud üritus pakub osalejatele võimalust rohkem ühiselt aeg veeta, soodustab tööpäevavälist suhtlust, avardab silmaringi ja motiveerib töötajaid. See on võimalus tutvuda samas valdkonnas tegutsevate ettevõtete ja inimestega teistest riikidest, luua uusi kontakte ning laiendada suhtlusvõrgustikku. Sellistel rutiinist väljas üritustel tekib enam värskeid ja julgeid ideid.

Kuidas kujuneb konverentsi eelarve?

Kõige esimesena tuleks panna paika täpne eelarve ja sellest konverentsikorraldajat teavitada. Siis on võimalik just eelarvele vastav sihtkoht ja sündmuse toimumise koht valida. Paljudel teenuspakkujatel on olemas konverentsipaketid, kus näidatakse konkreetne hind osaleja kohta. Hind sisaldab enamasti konverentsiruumi renti, tehniliste vahendite kasutamist ja toitlustust. Erinevaid teenuseid saab konverentsi iseloomust ja eelarvest tulenevalt juurde lisada, kuni väga eksklusiivsete lahendusteni välja.

Kas ja miks on vaja kaasa professionaalse konverentsikorraldaja abi?

Peamine põhjus konverentsikorraldaja kaasamiseks on ajaline kokkuhoid. Konverentsi tehniline korraldus on väga aeganõudev ja eeldab tihedat ning detailset asjaajamisest paljude erinevate teenusepakkujatega. Ka konverentsikülalistega suhtlemine võib olla ajamahukas ja intensiivne, seda eriti ürituse lähenedes. Kui usaldada korralduslik pool professionaalsetele konverentsikorraldajatele, siis saab ürituse läbiviija keskenduda põhjalikumalt ürituse sisule.

Professionaalne ja pika kogemusega konverentsikorraldaja oskab ürituse tellijalt õigeid küsimusi küsida, et panna paika eelarve, ootused, vajalikud lahendused jmt. Estraveli konverentsiosakond pakub laias valikus konverentsiteenuseid, korraldades üritusi alates väikestest koosolekutest ja koolitustest, kuni suurte rahvusvaheliste konverentsideni. Meie kliendid on andnud tagasisidet, et just õigete küsimuste küsimine koostöö alguses oli suureks abiks ja andis ajalise kokkuhoiu.

Estravel on professionaalne konverentsikorraldaja, mis pakub konverentside korraldamise täisteenust, alates eelarve planeerimisest ja konverentsikoha leidmisest, kuni konverentsil osalenutele tänukirjade saatmiseni. Konverentsi korraldamine sisaldab erinevaid teenuseid, näiteks osalejate online-registreerimine, arvete väljastamine, osalustasude kogumine, sekretariaat, konverentsiruumid ja tehnilised lahendused, tõlketeenused ja –tehnika, rinnasildid, konverentsitrükised, turundusmaterjalid ja -meened, hotellimajutuse broneerimine ja haldamine, transport, toitlustus, meelelahutusprogramm jpm.

Konverentsikülalistele pakutakse vabal ajal vahelduseks erinevaid huvipõhiseid ja aktiivseid tegevusi. Igaks aastaajaks sobiliku valiku tegevusi leiab välisturistidele suunatud Estraveli kodulehelt http://www.baltcoming.com/conference-incentive/incentive-trips/